Le tableur de comptabilité d'agence : ce qu'il doit contenir, et là où il cesse de suffire

Les colonnes indispensables

Quand l'une d'elles manque, le manque finit par apparaître sous forme d'un solde que personne n'a relancé ou d'une marge que personne n'a vérifiée.

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   Référence de réservation

   Un identifiant par dossier, repris sur le bon d'échange, la facture et la confirmation fournisseur, pour que trois personnes puissent parler du même voyage sans ambiguïté.

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   Client et numéro de contact

   Sur ce marché, le numéro WhatsApp compte plus que l'e-mail. Gardez-le dans sa propre colonne, au format international complet, pour qu'il reste composable.

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   Dates de voyage

   Aller et retour en vraies dates, pas en texte. C'est à cause des dates en texte qu'un tableur ne sait pas dire ce qui part la semaine prochaine.

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   Nombre de voyageurs

   Adultes et enfants séparés. Un total unique masque l'écart de tarif et transforme le rooming list en approximation.

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   Fournisseur et prix d'achat

   À qui vous achetez et ce que vous lui devez. C'est la colonne que la plupart des tableurs rangent ailleurs, et c'est précisément pour cela que les soldes fournisseurs dérivent.

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   Prix de vente et devise

   Ce que paie le client et dans quelle monnaie. Mélanger plusieurs devises dans une seule colonne rend tous les totaux inutilisables.

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   Encaissé et solde

   Acompte, échéances et solde restant avec sa date d'exigibilité. Le solde doit être une formule, jamais un montant saisi à la main.

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   TVA

   20 % au Maroc. Enregistrez-la sur sa propre ligne plutôt que de l'intégrer au prix de vente, sinon chaque déclaration devient une reconstitution.

Là où le tableur cesse de suffire

• Deux personnes modifient deux copies. Dès qu'un second collaborateur a besoin du fichier, vous avez deux versions de la vérité et aucun moyen de savoir laquelle fait foi.
• Rien ne relance un solde. Une date d'échéance dans une cellule n'appelle personne. Le recouvrement dépend de quelqu'un qui ouvre le fichier et le remarque.
• Les soldes fournisseurs vieillissent. Les règlements clients sont mis à jour parce que l'argent arrive ; les coûts fournisseurs le sont quand quelqu'un y pense.
• Il n'y a aucune traçabilité. Quand un prix change, la valeur précédente disparaît : impossible de savoir qui l'a modifiée, quand, ni pourquoi.
• Le reporting est toujours rétrospectif. Répondre à « quelle est notre marge sur les circuits ce trimestre » demande un après-midi de tableaux croisés, alors la question cesse d'être posée.

Les questions que posent les agences